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平林都の接遇道
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大人のマナー・常識事典

一般常識を身に付けてより高度な知識・所作・マナーを学び、大人・社会人としての品格を高めましょう。
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転勤や異動の際は、取引先やお世話になった人へあいさつ状を出すことが基本です。
最近では、メールで通知する人も増えているそうですが、特に失礼には当たりません。

ただし、はがきや封書で知らせた方が丁寧です。
大切な取引先や年配の方には、はがきで対応した方が無難でしょう。

また、重要な取引先や特にお世話になった方に対しては、電話で通知、引き継ぎの後任者と一緒にあいさつに出向く、はがきであいさつ状を送る、という3段階の手順で対応しましょう。
業務の引き継ぎについては、取引先に不安を与えないよう、丁寧に対応することが大切。
あいさつ状には、転勤や異動の時期、これまでのお礼、後任者の名前などを伝えます。
新部署へ着任後、近況報告を兼ねたあいさつのはがきを出すのも良いでしょう。

送付のタイミングとしては、会社が定めた告知の解禁日まで待つ必要があります。
新設部署に異動する場合は、これが漏れると守秘義務違反になってしまいます。
解禁日の規定が無い場合は、上司に相談しましょう。

あいさつ状を出す相手
・取引先
・仕事でお世話になった人
・個人的に繋がりの深い人

あいさつ状に盛り込む内容
・時候のあいさつ
・転勤や異動の時期
・新部署での簡単な仕事内容の紹介
・これまでのお礼
・後任者の名前
・新しい所属先の連絡先

送るタイミング
・会社が定めた告知の解禁日以降
・解禁日の規定が無い場合は上司に相談
・新部署着任前に相手に届くようにする
・急な転勤や異動の場合は、遅くても2ヶ月以内

メールで知らせる場合
・一斉送信はせず、メールごとに宛名を書く
・メールの最後に連絡先を入れる
・重要な取引先、特にお世話になった方にははがきで知らせる
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